コンカフェ・ガールズバーの出勤表(シフト表)は、希望の締め切りを決めて集め、曜日ごとの来店の多さに合わせて人数をそろえ、体入・面接の予定も同じ表に入れて作ります。週の表のテンプレートをこの記事に載せています。当日欠勤(当欠)や遅刻を表に残しておくと、勤怠と給料の計算で揉めません。
目次
出勤表(シフト表)は、その日に誰が何時から何時まで出るかを決めた表です。コンカフェやガールズバー(ガルバ)では、キャストがアルバイトで週に数日だけ出ることが多く、毎週の出勤表づくりが店長や内勤の大きな仕事になります。
この記事では、出勤表を作る前に決めること、週の表のテンプレート、曜日ごとの人数の決め方、当日欠勤(当欠)や遅刻の扱い、体入・面接の入れ方をまとめます。
出勤表を作る前に決めること
出勤表づくりが毎週もめるお店は、希望の出し方と締め切りが決まっていないことが多くあります。先に次のことを決めて、キャスト全員に伝えておきます。
- 希望を出す締め切り(例：前の週の水曜日まで)
- 希望の出し方(LINE・紙・共有の表など、1つにそろえる)
- 週に何日・月に何日から出てほしいか
- 開店と閉店の時間、早番・遅番の区切り
- 決まった後に休む時の連絡の期限と連絡先
希望の出し方がLINEと口頭と紙に分かれていると、内勤が写す時に漏れが出ます。出し方を1つにそろえるだけで、出勤表を作る時間が短くなります。
出勤表(シフト表)のテンプレート
週ごとに1枚、キャストを縦に、曜日を横に並べた表が一番使いやすい形です。時間は「20-翌1」のように始まりと終わりを書き、日をまたぐ時は「翌」を付けます。
| 名前 | 月 11/2 | 火 11/3 | 水 11/4 | 木 11/5 | 金 11/6 | 土 11/7 | 日 11/8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| あいり | 20-翌1 | 20-翌1 | 20-翌3 | 20-翌3 | |||
| みく | 19-24 | 19-24 | 21-翌3 | 21-翌3 | |||
| ゆな | 19-24 | 19-24 | 19-翌1 | 19-24 | |||
| れいな 体入 | 20-24 | ||||||
| その日の人数 | 2人 | 2人 | 1人 | 2人 | 2人 | 3人 | 1人 |
一番下に「その日の人数」の行を作ると、人が少ない日が一目で分かります。体入や面接の子は名前の横に区分を書いて、同じ表に入れておきます。表を分けると、体入の子が来る日に教える先輩がいない、ということが起きます。
曜日ごとの人数はどう決めますか？
人数は、曜日・時間帯ごとの来店の多さに合わせて決めます。日報で前の月の曜日ごとの組数を出し、1人のキャストが同時に受け持てる組数で割ると目安が出ます。
| 曜日 | 多い時間の同時の組数 | 1人が受け持つ組数 | 要る人数 |
|---|---|---|---|
| 月〜水 | 4組 | 2組 | 2人 |
| 木 | 6組 | 2組 | 3人 |
| 金・土 | 10組 | 2組 | 5人 |
多すぎると時給の分だけ人件費が増え、少なすぎるとお客様を待たせて帰してしまいます。金曜・土曜は多めに、平日の早い時間は少なめに置き、来店が増えた時に呼べる子を決めておくお店もあります。人件費の見方は売上と利益の見方をご覧ください。
出勤表を作る手順
- 締め切りまでにキャストの希望を集める
- 曜日ごとの要る人数を、日報の組数から決める
- 希望を表に入れ、人数が足りない日と多すぎる日を見る
- 足りない日は出られる子に頼み、多すぎる日は相談して減らす
- 体入・面接の予定を同じ表に入れる
- 決まった表をキャストに渡し、決まった後の休みの連絡の決まりをもう一度伝える
出勤表は「希望を集める日」と「決めて渡す日」を毎週同じ曜日にすると、キャストも内勤も迷いません。
当日欠勤(当欠)・遅刻はどう扱いますか？
当日欠勤(当欠)や遅刻は、出勤表に記録として残します。消してしまうと、誰が何回休んだかが分からず、月末の勤怠の確かめや、ペナルティの決まりがあるお店では給料の計算で揉めます。
| 区分 | どんな時 | 残し方 |
|---|---|---|
| 出勤 | 予定どおり出た | 打刻した時間を残す |
| 遅刻 | 予定より遅れて来た | 予定の時間と来た時間の両方を残す |
| 当欠 | 当日に休みの連絡が来た | 予定は消さず「当欠」にする |
| キャンセル | 前もって休みが決まった | 予定は消さず「キャンセル」にする |
| 入れ間違い | そもそも予定を間違えて入れた | 消してよい(記録に残す必要がない) |
当欠や遅刻を給料から引く決まりを作る時は、雇用のキャストには労働基準法の決まり(減給の上限など)があります。決まりは入店の時に紙で渡し、引く額は社会保険労務士に確かめます。
体入・面接の予定も出勤表に入れる
体入や面接の予定を出勤表に入れると、その日に誰が教えるか、面接を誰がするかを前もって決められます。前日と当日に確認の連絡を入れると、来ない子が減ります。来ない子を減らす連絡の仕方は体入が来ない・続かない時の対策にまとめています。
出勤表と勤怠・給料はつなげておく
出勤表と打刻を別々に管理すると、月末に「出勤表では出る予定だったのに打刻が無い」「打刻はあるのに出勤表にいない」が見つかり、1つずつ確かめることになります。出勤表に入っている人だけが打刻できる形にすると、こうした食い違いが元から起きません。
給料は打刻した時間から計算するので、出勤表・打刻・給料が1つの記録でつながっていると、月末の締めが早く終わります。給料の出し方はキャストの給与計算のやり方をご覧ください。
キャストには出勤表をどう見せますか？
決まった出勤表は、キャストが自分のスマホでいつでも見られる形にすると、「何時からだっけ」の問い合わせが減ります。グループのLINEに表の画像を送るやり方は手軽ですが、直すたびに送り直しになり、古い表を見て来てしまうことがあります。
- 全員の表を見せるか、本人の分だけ見せるかを決める
- 直した時に、直したことが伝わる形にする
- 体入の子の名前を、他のキャストに見せてよいかを決める
店長・内勤が見るところは？
- 店長：曜日ごとの人数が来店の多さに合っているか、人件費が増えすぎていないか
- 内勤：希望の締め切りを守れているか、当欠・遅刻・キャンセルが記録されているか、体入・面接の日に教える人がいるか
- キャスト：自分の出勤の予定が分かるか、休む時の連絡先と期限を知っているか
UNIGHTでは、iPadとWebの出勤表に月のカレンダーでキャストの予定を入れ、体入・面接も同じ表に入ります(全プラン)。キャストは本人のスマホのページからシフト希望を出し、お店は希望の期間(1週間〜1か月)と締め切りを決めて、届いた希望を押して出勤表に入れられます。打刻と勤怠に出るのは出勤表に入っている人だけで、当欠・キャンセルは記録に残り、入れ間違いだけを消せます。やり方は使い方の「出勤表の入れ方」をご覧ください。スタンダードからは、体入・面接の前日・当日に本人へ確認のLINEを自動で送れます。
よくある質問
出勤表とシフト表は違うものですか？
同じものです。夜のお店では「出勤表」と呼ぶことが多く、その日に誰が何時から何時まで出るかを決めた表を指します。
シフトの希望はいつまでに集めればいいですか？
決まりはありませんが、出勤表を渡す日の数日前を締め切りにして、毎週同じ曜日にすると迷いません。例えば、前の週の水曜日に締め切って金曜日に渡す形です。
当日欠勤は出勤表から消してもいいですか？
消さずに「当欠」として残すのがおすすめです。誰が何回休んだかが分かり、月末の勤怠の確かめや給料の計算で揉めません。消してよいのは、予定を間違えて入れた時だけです。
1日に何人出勤させればいいですか？
曜日・時間帯ごとの来店の多さで決めます。前の月の日報で多い時間の同時の組数を出し、1人が同時に受け持てる組数で割ると目安になります。