ボトルキープの管理方法｜期限の決め方・記録すること・トラブルを防ぐルール

ボトルキープは、お客様が買ったボトルを飲み残しのままお店で預かり、次の来店で出す決まりです。お客様は次回から安く飲め、お店は再来店のきっかけになります。

その一方で、預かる本数が増えると「ボトルが見つからない」「期限切れで処分したのに覚えていた」といったトラブルが起きます。この記事では、記録すること、期限の決め方、置き場所、よくあるトラブルと防ぎ方を、店長と内勤が毎日使える形でまとめます。

ボトルキープで記録しておくことは？

最低限記録するのは、お客様の名前、ボトルの銘柄、入れた日、期限の4つです。これに担当のキャストと置き場所があると、来店した時にすぐ出せます。

飲み切った時と処分した時は、記録を消さずに「終わった」として残します。あとで「まだあったはず」と言われた時に、いつ飲み切ったかを見せられます。

ボトルキープの期限はどう決めればいいですか？

期限の長さに決まりはなく、お店で自由に決められます。1か月・2か月・3か月のように区切るお店も、期限を設けないお店もあります。

大事なのは、期限の長さよりも「期限を過ぎたらどうするか」を先に決めて伝えておくことです。期限を決めずに預かり続けると、棚が足りなくなり、古いボトルの持ち主が分からなくなります。

1. 期限の長さを決める(例：入れた日から2か月)
2. 期限を過ぎた時の扱いを決める(すぐ処分する・来店したら延長する・期限前に連絡する など)
3. メニューか、ボトルの札に期限の決まりを書く
4. ボトルを入れてもらった時に、期限と扱いを口頭でも伝える
5. 来店した時に期限が近いボトルがあれば、その場で伝える

期限を過ぎたボトルの扱いは、お店とお客様の間の約束です。書いて見せていない決まりで処分すると、トラブルになりやすくなります。

ボトルキープの決まりで一番効くのは、期限と期限切れの扱いをメニューに書き、入れた時に口で伝えることです。記録や棚の工夫は、この約束を守るための道具です。

お客様が来店した時、ボトルはどう出しますか？

来店した時は、席に着く前か着いてすぐに、預かっているボトルがあるかを記録で確かめます。お客様に聞かれてから探すと待たせてしまい、見つからない時に気まずくなります。

1. 来店したお客様の名前で、預かっているボトルを探す
2. 銘柄・期限・置き場所を確かめ、期限が過ぎていないかを見る
3. 棚から出し、札の名前を確かめてから席へ運ぶ
4. 期限が近い時は、席で期限を伝える(延長するかもその場で決める)
5. 飲み切ったら、その日のうちに「終わった」と記録する

ボトルの札と置き場所はどう管理しますか？

ボトルには、お客様の名前・入れた日・期限を書いた札を付け、棚に番号を振って置き場所を記録します。札だけに頼ると、外れたり、字がにじんで読めなくなったりします。

• 札は首に掛けるより、ボトルの胴に貼るか結ぶと外れにくい
• 棚は「入れた月ごと」に分けると、期限切れのボトルがまとまって見つかる
• 名前は、店で決めた呼び名を統一する(本名とあだ名が混ざると探せない)
• 記録は、お客様の名前で探せる形にしておく(紙なら五十音順、POSならお客様ごと)

ボトルキープでよくあるトラブルと防ぎ方は？

月に1回、棚にあるボトルと記録を1本ずつ突き合わせると、記録にないボトルや、記録にあるのに棚にないボトルが見つかります。期限切れのボトルの確認も同じ時に済ませます。

記録は紙とPOSのどちらがいいですか？

預かる本数が少なく、店長1人で管理できるうちは紙の台帳でも足ります。本数が増え、内勤やキャストが交代で出すようになったら、お客様の名前ですぐ探せて、期限切れが一目で分かる形の方が間違いが減ります。

ボトルキープのお客様の料金とバックはどうしますか？

ボトルを入れたお客様には、次の来店から割物(水・炭酸・お茶など)とアイスの料金だけを取る、ボトル客用のセットを用意するお店があります。料金の形はお店によって違うので、メニューにどちらの料金になるかを書いておきます。

ボトルを入れてもらったキャストにはボトルバックを付けるお店が多くあります。バックはボトルを売った時に付け、預かったボトルを次の来店で出した時には付けないのが一般的な形です。バックの付け方はバックの計算をご覧ください。

本指名のキャストがいるお客様なら、担当とボトルを一緒に記録しておくと、来店した時に誰を付けるかもすぐ決まります。

月に1回の棚の確認では何をしますか？

月に1回、営業の前か後に、棚のボトルと記録を1本ずつ突き合わせます。毎日の出し入れで少しずつずれた記録を、月に1回元に戻す作業です。

• 記録にあるのに棚にないボトルを探す(別の棚・キッチン・他の卓に置き忘れ)
• 棚にあるのに記録にないボトルの持ち主を探す
• 期限が過ぎたボトルを抜き出し、決まりに従って延長・連絡・処分を決める
• 札が外れかけている・読めないボトルの札を付け直す
• 飲み切ったのに記録が残っているボトルを「終わった」にする

確認した日と、見つかったずれの数を書いておくと、ずれが増えた月に出し方の手順を見直せます。

担当が辞めた時・お客様が来なくなった時は？

担当のキャストが辞めても、ボトルはお客様のものなので、そのまま預かり続けます。辞める前に、担当のお客様とボトルを店長か別のキャストに引き継ぎ、次の来店で誰が付くかを決めておきます。

長く来店がないお客様のボトルは、期限の決まりに従って扱います。期限前に連絡するお店なら、連絡した日と返事を記録に残しておくと、処分した後に聞かれても説明できます。

店長・内勤・代理店が決めておくことは？

• 店長：期限の長さ、期限切れの扱い、ボトル客用のセットの料金、ボトルバックの額
• 内勤(黒服・事務)：来店した時の確認(名前・銘柄・期限)、終わったボトルの記録、月に1回の棚の突き合わせ
• 代理店：開業前の店に、期限の決まりをメニューに入れるよう伝え、記録の仕方(紙かPOSか)を決めてもらう